Gestione Documentale

”Se una cosa non è registrata nei nostri schedari vuol dire che non esite”
L’archivista degli Archivi Jedi (Star wars II. L’attacco dei cloni, 2002)"

Cosa è

NextWare Doc è la piattaforma di gestione documentale adatta sia alle organizzazioni private che alla Pubblica Amministrazione.

La struttura

NextWare Doc è disponibile su piattaforma client / server e su piattaforma web e grazie alle caratteristiche tecniche ed alla modularità è possibile raggiungere un alto livello di scalabilità e flessibilità.

Cosa fa

Gestione protocollo
Permette la gestione completa del protocollo elettronico sia per la Pubblica Amministrazione, attuando le specifiche CNIPA, che per organizzazioni private secondo modalità configurabili in vario modo. Il protocollo è costituito dalla combinazione di tre informazioni: l’anno di riferimento, il progressivo del documento nell’anno ed un prefisso che può essere impostato a livello di organizzazione/reparto/ufficio oppure di utente. Queste informazioni possono essere combinate nell’ordine che si preferisce. Il protocollo può essere gestito a livello di organizzazione oppure a livello di reparto/ufficio; in entrambi i casi sono disponibili tre protocolli in ingresso e tre protocolli in uscita è quindi possibile gestire separatamente la numerazione per determinati tipi di documento. Può essere reso obbligatorio per certi tipi di documento e facoltativo per altri.

Archiviazione elettronica
Consente di archiviare i documenti dell’organizzazione associandoli a chiavi di ricerca rendendoli così fruibili ad ogni elaborazione successiva. Implementa tutte le regole di accesso e di autorità sui documenti applicando criteri di archiviazione e filtri trasparenti all’utente che potranno così gestirli facilmente in base alle proprie competenze. Abbatte i tempi di ricerca utilizzando sia ricerche visuali che parametriche anche a partire dai software applicativi già presenti. L'archiviazione può essere propedeutica per le aree del workflow, della firma digitale e marca temporale e della conservazione sostitutiva. Può essere fruità secondo le modalità seguenti:

stand alone su unica postazione che assolve le funzioni del server e del client;
client-server su una singola lan locale (con o senza server dedicato);
client-server all’interno di una Intranet costituita da una lan locale e una o più lan remote (sede centrale e sedi periferiche);
terminal server all’interno di una Intranet costituita da una lan locale e una o più lan remote (sede centrale e sedi periferiche);
web da qualunque postazione nel mondo.

Workflow
Consente di disegnare i processi documentali definendo le fasi di lavorazione di ciascun documento e sottoponendo ciascuna fase alla responsabilità di uno o più utenti. Gestisce i messaggi informativi necessari affinché ciascun utente prenda in gestione il documento per la propria fase di elaborazione.Permette di definire workflow di risposta a documenti in ingresso.

Firma digitale, marca temporale e conservazione sostitutiva
Con questo modulo è possibile dare valore legale al documento elettronico apponendovi la firma digitale (tramite smart card o chiave usb) e marca temporale, quindi si possono definire i lotti e le modalità di conservazione in modo da attuare la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici.